Správa dokumentů, podatelna

Služby správa dokumentů a podatelna jsou služby, které potřebuje každá firma. Nabízíme outsourcing těchto služeb na profesionální úrovni.

Podatelna - podatelna je základní stavební kámen každé firmy, která příjmá a vydává dokumenty ať již v papírové nebo elektronické podobě. Službu nabízíme ve dvou podobách a to vzdálenou podatelnu nebo vybudování popř. převzetí stávající podatelny.

Vzdálená podatelna je vhodná pro malé až střední podniky. Veškerá pošta příjde do našeho zpracovatelského centra. Naši pracovníci poštu roztřídí, převedou do elektronické podoby a následně uloží na dokumentární server. Zákazník popř. konkrétní pracovník si poštu zobrazí a pracuje jak potřebuje. Další možnost je, že naši pracovníci budou s poštou dál pracovat např. zadávat objednávky do systému, předávat zpracované objednávky do skladu apod.

Podatelna v místě podnikání - tato služba je určena středním a velkým podnikům. Pošta se zpracovává v místě podnikání a dle požadavků klienta se převádí do elektronické podoby nebo se rozdělí a zanese přímo k odpovědnému zaměstnanci. Podatelna může zároveň sloužit jako recepce.

Příklady využití z naší praxe:

Právník s agendou vymáhaním pohledávek - zde jsme implementovali službu vzdálená podatelna se správou dokumentů. Proces je nastaven takto:

Klient (hledá právní pomoc) - Právník (příjme případ) - Podatelna (Sepsání žaloby /služba asistentka/, založení spisu, převedení do elektronické podoby,) - Právník (kontrola žaloby, pokyn k podání) - Podatelna (podání žaloby v papírové podobě nebo elektronicky), - komunikace se soudem na základě pokynu od právníka, pokyny jsou předávany elektronicky (mail, dokumentární server, nahrávka digitálním diktafonem apod.). Po celou dobu příjmáme poštu, zakládáme do spisu, převádíme do elektronické podoby (právník má k dokumentům přístup 24 hod. a odkudkoliv), po ukončení případu archivujeme.

E-shop - zde jsme implementovali vzdálenou podatelnu s expedičním skladem

Příjmáme objednávky - pomocí přístupu do administrace v e-shopu, mailu a někdy i písemných objednávek

Objednávku zpracujeme a předáme do našeho expedičního skladu, kde pracovníci objednávku zabalí a odešlou

Vyřizujeme reklamace - příjmeme reklamaci a dle pokynů obchodníka vyřídíme

Montážní a servisní firma - zde jsme implementovali podatelnu v místě s tiskovým centrem

Příjmáme objednávky servisu, rozdělujeme zakázky servisním technikům, připravujeme potřebné dokumenty ke splnění zakázky, při návratu technika kontroulujeme úplnost odevzdávané dokumentace, dokumentaci převádíme do elektronické podoby a předáváme k fakturaci, tiskneme připravené faktury a elektronicky nebo písemě odesíláme ke klientovi

V tiskovém centru pro obchodní a marketingové oddělení zpracováváme nabídky zákazníkům, tiskneme a kompletujeme obchodní smlouvy, marketingové materiály apod.

Po dokončení montážní zákazky tiskneme a kompletujeme materiály ke kolaudaci

Pokud o této službě uvažujete, neváhejte nás kontaktovat a určitě najdeme řešení šité přímo pro Vás.